Marketing & Digital marketing

9 แนวทางแก้ไขสำหรับปัญหาเวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่น่าผิดหวัง

ฉันนั่งลงเพื่อแก้ไขไฟล์ที่สร้างโดยบุคคลอื่นในโฟลเดอร์ที่สร้างโดยลูกค้าของฉัน ฉันรู้หัวข้อและวันที่โดยประมาณของการสร้าง และฉันรู้ว่าไฟล์นั้นอยู่ในโฟลเดอร์นี้ มันควรจะหาได้ง่ายใช่มั้ย? ถ้าคุณเคยเผชิญกับความท้าทายแบบเดียวกัน คุณก็รู้ว่าคำตอบคือไม่อ้วนใหญ่ เราใช้เวลามากเกินไปในการค้นหาก่อนที่จะพบไฟล์ที่เราจำเป็นต้องแก้ไข โพสต์ ออกแบบ ฯลฯ จากนั้นเราจะไปยังสิ่งต่อไป และสองสามวันต่อมา เราก็ผ่าน “กระบวนการ” ที่น่าผิดหวังเหมือนเดิมอีกครั้ง แต่ถ้าเราเปลี่ยนเส้นทางพลังงานที่ใช้ไปกับงานที่น่ารำคาญเหล่านี้เพื่อสร้างกระบวนการผลิตเนื้อหาที่ดีขึ้น การแก้ไขทั้งเก้าข้อนี้จะช่วยให้ทีมเนื้อหาสามารถจัดการกับปัญหาที่น่ารำคาญที่คุณไม่เคยคิดหาเวลามาแก้ไข แม้ว่าซอฟต์แวร์และระบบอัตโนมัติจะเป็นวิธีที่ดีในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โดยรวมของคุณ แต่ฉันมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขที่คุณสามารถใช้ได้ในวันนี้ – บางอย่างในเวลาเพียงไม่กี่นาที 1. ใช้หลักการตั้งชื่อแบบมาตรฐาน จากบทนำของบทความนี้ ควรเริ่มต้นที่นี่ เมื่อสร้างชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ ผู้คนมักจะลืมกลุ่มเป้าหมาย (ในกรณีนี้คือเพื่อนร่วมงาน พันธมิตรเอเจนซี และผู้ทำงานร่วมกันอื่นๆ) พวกเขาเขียนชื่อไฟล์จากมุมมองของพวกเขา ดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่ามันหมายถึงอะไรและจะค้นหาไฟล์ได้อย่างไรอีกครั้ง แต่อีกไม่กี่คนจะ ใช้เวลาสักครู่เพื่อพัฒนาหลักการตั้งชื่อมาตรฐานสำหรับไฟล์การตลาดเนื้อหาทั้งหมดของคุณ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการกำหนดและจัดทำเอกสารข้อกำหนดในการตั้งชื่อ และแจ้งให้ทีมทราบ จะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากของทุกคน พัฒนารูปแบบการตั้งชื่อมาตรฐานสำหรับไฟล์ #ContentMarketing ทั้งหมดของคุณเพื่อประหยัดเวลาและความยุ่งยากของทุกคน @AnnGynn ผ่าน @CMIContent กล่าว คลิกเพื่อทวีต ในการคิดรูปแบบการตั้งชื่อที่ได้ผล ให้นึกถึงข้อมูลที่ผู้ทำงานร่วมกันต้องใช้ในชื่อเพื่อค้นหาเอกสารที่ถูกต้อง ความต้องการสำหรับผู้ชมภายในและภายนอกแตกต่างกันหรือไม่? มีวิธีการพัฒนาระบบเดียวที่ใช้ได้ทั้งสองอย่างหรือไม่? หรือคุณต้องการสองระบบ – ภายในและภายนอก? สำหรับกระบวนการผลิตบล็อกของ CMI เราใช้หลักการตั้งชื่อแบบมาตรฐาน โฟลเดอร์ทั้งหมดมีป้ายกำกับตามชื่อผู้แต่ง หากผู้เขียนเขียนบ่อยๆ เราจะรวมคำสองสามคำในหัวข้อนี้เพื่อแยกความแตกต่างของแต่ละโฟลเดอร์ ชื่อไฟล์แต่ละชื่อประกอบด้วยชื่อผู้เขียน หัวข้อ สถานะในกระบวนการตรวจสอบ เช่น “SMITH – Design Storytelling – ag edits clean” การจัดทำเอกสารและแบ่งปันหลักการตั้งชื่อมีความสำคัญพอๆ กับการสร้างตั้งแต่แรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้กฎเกณฑ์ – และเข้าใจว่ากฎเหล่านี้ช่วยให้งานของทุกคนเร็วขึ้นได้อย่างไร ใช้คนเพียงคนเดียวที่ใช้ระบบที่แตกต่างออกไปเล็กน้อยเพื่อนำความหายนะที่น่าผิดหวังกลับมาจากการตั้งชื่อโดยไม่ได้ตั้งใจ เนื้อหาที่เกี่ยวข้องด้วยมือ: 9 แวดวงอันน่าเกรงขามของการดำเนินการด้านเนื้อหาในนรก 2 จัดทำเอกสารขั้นตอนทั้งหมด (และอย่าผูกไว้กับบุคคล) การแก้ไขนี้ไม่สร้างสรรค์หรือน่าประหลาดใจ อย่างไรก็ตาม มักถูกละเลย ดังนั้นจึงมักเกิดซ้ำ: เขียนทุกอย่างที่เกิดขึ้นในโปรแกรมการตลาดเนื้อหาของคุณ ตั้งแต่การเลือกหัวข้อ สิ่งพิมพ์ ไปจนถึงการโปรโมต จากนั้นกำหนดขั้นตอนในแต่ละกระบวนการ ปรับแต่งตามความจำเป็น และยึดตามเวอร์ชันสุดท้าย บันทึกกระบวนการทั้งหมดลงในที่เก็บส่วนกลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เพื่อให้พวกเขาสามารถอ่าน ทำความเข้าใจ และติดตามได้ ในฐานะที่เป็น Georges Petrequin ผู้ก่อตั้ง Contentbulb อธิบายว่า: “เนื้อหาทุกชิ้นที่คุณสร้างสามารถเคลื่อนผ่านขั้นตอนการทำงานทีละขั้นตอนเดียวกันได้ … กระบวนการนี้จะง่ายและคาดเดาได้สำหรับคุณและทีมของคุณ” เคล็ดลับ: อย่าใส่ชื่อบุคคลใดๆ ในเอกสารประกอบกระบวนการ ใช้บทบาทของพวกเขาแทน ท้ายที่สุด หากแพทซึ่งเป็นช่างวิดีโอออกจากบริษัทหรือแม้กระทั่งได้งานใหม่ในบริษัทของคุณ จะไม่มีใครรู้ว่า “แพท” หมายถึงอะไรในเวิร์กโฟลว์ที่จัดทำเป็นเอกสาร แต่พวกเขาจะเข้าใจถ้ามันบอกว่า “ช่างวิดีโอ” บันทึกทุกขั้นตอนของกระบวนการ #ContentMarketing ของคุณและบันทึกไว้ในที่ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ จากนั้นกระบวนการจะกลายเป็นเรื่องง่ายและคาดเดาได้ @georgesptq ผ่าน @CMIContent กล่าว คลิกเพื่อทวีต 3 ทำให้เป็นภาพ นักวางกลยุทธ์ด้านเนื้อหา Rhea Henry จัดการขั้นตอนเนื้อหาตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการตีพิมพ์ที่ Rank-It.ca ซึ่งหมายความว่า “มีจานหมุนจำนวนมากที่ต้องติดตาม” Rhea กล่าว ในฐานะบุคคลที่มีภาพ เธออาศัยปฏิทินแบบไดนามิกที่แสดงให้เห็นสิ่งที่จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญและเผยแพร่ Yogesh Jain ที่ปรึกษาและนักเขียนด้านการตลาดดิจิทัล ขอเสนอตัวเลือกเวิร์กโฟลว์ภาพอีกแบบหนึ่ง: “แผนภูมิแกนต์จัดลำดับความสำคัญของงานสำหรับเนื้อหาแต่ละส่วน ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนมีมุมมองแบบองค์รวมของไทม์ไลน์และผลกระทบของพวกเขาไม่สามารถตอบสนองได้ ” เขาแบ่งปันแผนภูมิแกนต์นี้สำหรับแคมเปญ Black Friday แผนภูมิเน้นการพึ่งพาอาศัยกันด้วยเส้นทางด้านขวาและสะท้อนเหตุการณ์สำคัญด้วยเพชรสีแดงบนไทม์ไลน์: .@mrjainyogesh กล่าวว่าแผนภูมิแกนต์ช่วยให้ทีมเข้าใจไทม์ไลน์ – และผลกระทบของการไม่ตรงตามนั้น คุณใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อช่วยเวิร์กโฟลว์ #ContentMarketing หรือไม่ ทาง @CMICContent คลิกเพื่อทวีต 4. บันทึกสิ่งที่แต่ละคนทำ เวิร์กโฟลว์ภาพนั้นยอดเยี่ยมถ้าคุณรู้ว่าต้องทำอะไรในแต่ละขั้นตอน แต่นั่นไม่สามารถเกิดขึ้นได้เว้นแต่คุณจะบันทึกว่าแต่ละบทบาททำอะไร ขอให้แต่ละคนในทีมของคุณสร้างไฟล์ “เมื่อฉันชนะลอตเตอรี” ซึ่งเป็นแนวทางทีละขั้นตอนสำหรับงานที่พวกเขาทำ (ฉันชอบภาพเชิงบวกของการถูกลอตเตอรีเพื่ออธิบายความเป็นไปได้ที่พนักงานอาจออกจากทีมของคุณโดยไม่คาดคิด) ตัวอย่างเช่น ขอให้บรรณาธิการ WordPress จัดทำเอกสารว่าพวกเขาเผยแพร่โพสต์บล็อกจากที่ใดที่พวกเขาเข้าถึงเนื้อหาไปจนถึงวิธีที่พวกเขาเขียน alt ข้อความเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงแบ็กเอนด์ของไซต์ ขอให้พวกเขาใส่ภาพหน้าจอของแต่ละขั้นตอน เคล็ดลับ: สร้างวิดีโอแสดงขั้นตอนวิธีการ สำหรับงานบางอย่าง การเห็นคนทำมีประโยชน์มากกว่าการอ่านคำศัพท์ ใช้คุณสมบัติแชร์หน้าจอในการบันทึกวิดีโอ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นพูดถึงสิ่งที่พวกเขาทำและเหตุผลที่พวกเขาทำเพื่อให้ผู้ชมสามารถเรียนรู้ได้ดีขึ้น เนื้อหาที่เกี่ยวข้องด้วยมือ: วิธีกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้การผลิตเนื้อหาอยู่ในการติดตาม 5. พัฒนาไฟล์ดัมพ์ไอเดีย ในสาขาเช่นการตลาดเนื้อหา กระบวนการอาจรู้สึกเหมือนกุญแจมือที่สร้างสรรค์ ท้ายที่สุดแล้ว ความคิดและแรงบันดาลใจมักจะไม่ไหลลื่นตามตรรกะ David Cusick บรรณาธิการบริหารและหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายกลยุทธ์ของ House Method มีวิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม – สร้างบ้านสำหรับทิ้งไอเดีย: “มีที่สำหรับไอเดียโดยเฉพาะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่คิดไม่ออก สร้างไฟล์ออนไลน์ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย หรือสร้างช่อง เธรด หรือบอร์ดบนแอปที่ทำงานดิจิทัลสำหรับแนวคิดเหล่านี้” สร้างการถ่ายโอนข้อมูลไอเดีย – สถานที่เฉพาะสำหรับแนวคิดที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ @Dave3S_HM ผ่าน @CMIContent กล่าว คลิกเพื่อทวีต 6. เชื่อมต่อตัวเลข ตัวเลขและข้อความมักจะถูกติดตามแยกจากกัน จากนั้น มีคนสร้างรายงานเพื่อเชื่อมโยงทั้งสอง แต่ผู้สร้างเนื้อหาที่มีงานยุ่งมักไม่ค่อยมีเวลาทำความเข้าใจรายงานที่เน้นตัวเลข นั่นอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้ทุกคนในทีมไม่รู้ว่างานอะไรหรือต้องเปลี่ยนแปลงที่ไหน อาจจะ. แต่งงานกับการวิเคราะห์และปฏิทินเนื้อหาของคุณในเอกสารเดียว ตัวอย่างเช่น สามารถติดตามแนวคิดเนื้อหาในสเปรดชีตเดียวกันกับการวิเคราะห์การวิจัยคำหลักของคุณ Stacy Caprio ผู้ดูแลการตลาดที่ Renuw Skincare สนับสนุนแนวทางนี้ ตัวชี้วัดที่มาพร้อมกับแนวคิดเนื้อหาของทีม ได้แก่ ปริมาณคำหลัก ความยากของคำหลัก และความเกี่ยวข้อง คุณยังสามารถใช้ระบบแผ่นเดียวนี้สำหรับเนื้อหาที่เผยแพร่ ตัวอย่างเช่น ในปฏิทินบรรณาธิการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมคอลัมน์หรือฟิลด์สำหรับตัวชี้วัดการประเมินที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของคุณ (เช่น มุมมอง การแบ่งปัน หรือการคลิก CTA) ภายในเวลาที่กำหนดไว้ แม้ว่าเมตริกจะไม่ได้นำเสนอทุกสถานการณ์การประเมิน แต่ก็สามารถให้ภาพรวมประสิทธิภาพอันมีค่าแก่สมาชิกที่สร้างเนื้อหาได้ พวกเขาไม่จำเป็นต้องถามหรืออ่านรายงานการวิเคราะห์เพื่อทราบว่าผู้ชมได้รับเนื้อหาของพวกเขาอย่างไร 7. ทำให้การทำซ้ำง่ายขึ้น ไม่ว่าบทบาททีมการตลาดเนื้อหาของคุณจะเป็นอย่างไร คุณน่าจะมีสิ่งที่คุณทำซ้ำแล้วซ้ำอีก เทคนิคเหล่านี้ช่วยให้คุณเสร็จเร็วขึ้น Colton De Vos ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดของ Resolute Technology Solutions แนะนำให้สร้างเอกสารที่เป็นมาตรฐานสำหรับการเผยแพร่ต่อผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งอาจรวมถึงคำถามต้นแบบและอีเมลแนะนำและปิดท้ายที่คุณสามารถคัดลอกและวางเมื่อคุณยื่นขอใบเสนอราคาหรือสัมภาษณ์ เคล็ดลับนั้นเหมาะสมสำหรับอีเมลใดๆ ที่คุณส่งซ้ำแล้วซ้ำอีกไปยังผู้รับที่แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็นคำขอเพื่อโปรโมตบทความในบล็อกที่เผยแพร่ใหม่หรือคำเชิญให้เข้าร่วมในวิดีโอที่มีการระดมความคิดเห็น ที่ CMI เราใช้เทมเพลตมาตรฐานสำหรับการสร้างโพสต์บล็อก เอกสาร Word ที่มีสำเนาโพสต์ของบล็อกนั้นมีพื้นที่สำหรับภาษาแสดงตัวอย่างอีเมล ข้อความที่ตัดตอนมาจากจดหมายข่าว คำอธิบายเมตา และหัวข้อโซเชียลมีเดีย การรวมองค์ประกอบเนื้อหาทั้งหมดไว้ในที่เดียวกันทำให้มีโอกาสน้อยที่จะลืมสร้างองค์ประกอบเหล่านี้ นอกจากนี้ยังปรับปรุงกระบวนการโหลดสำหรับตัวแก้ไข WordPress เนื้อหาที่เกี่ยวข้องด้วยมือ: วิธีเพิ่มประสิทธิภาพของทีมการตลาดเนื้อหา ให้เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของคุณถูกทาง 4 วิธีในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการทำการตลาดเนื้อหาของคุณ 8. วางแผนสำหรับอนาคตตอนนี้ อย่ารอที่จะกำหนดเวลาการอัปเดตหรือติดตามเนื้อหาในเวลาที่เหมาะสมของคุณ ทำในขั้นตอนการวางแผน นั่นเป็นคำแนะนำที่ดีจาก Anne Szustek Talbot รองประธานฝ่ายเนื้อหาที่ BX3 “ระบุเนื้อหาที่อาจต้องมีการติดตามหรือรีเฟรช” เธอกล่าว “มีโอกาสที่ผลิตภัณฑ์หรือข่าวรอบ ๆ หัวข้อนั้นจะมีการพัฒนา การเพิ่มหนึ่งหรือสองย่อหน้า การแก้ไขและเพิ่มลิงก์ย้อนกลับอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งเสริม SEO ของคุณและให้เนื้อหาที่มีคุณภาพแก่ผู้อ่านซึ่งจะทำให้พวกเขาดึงดูดแบรนด์ของคุณ” ฉันตระหนักดีว่าคุณไม่สามารถกำหนดเวลาการอัปเดตสำหรับเนื้อหาทุกชิ้นได้ แต่ถ้าคุณไม่ได้ทำอะไรเลย อย่าลืมวางแผนเนื้อหาในเวลาที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องใดก็ตามที่มีวันที่ ความเป็นไปได้ ฯลฯ .@the59thStBridge ขอเสนอเคล็ดลับเวิร์กโฟลว์ #content นี้: กำหนดเวลารีเฟรชเนื้อหาในเวลาที่เหมาะสมระหว่างขั้นตอนการวางแผน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจำกลับมาดูอีกครั้งผ่าน @CMIContent คลิกเพื่อทวีต ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณสร้างบล็อกโพสต์เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษีที่เสนอ ในขณะนั้น คุณควรทำสองสิ่ง: เพิ่มการเช็คอินความคืบหน้าในปฏิทินการวางแผน แม้ว่าคุณจะพบว่าไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง แต่คุณก็สามารถอัปเดตบล็อกโพสต์ด้วยข่าวนั้นและลงวันที่ได้ (ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้อ่านที่มาถึงเนื้อหาจากการค้นหา) พัฒนาแนวคิดที่เกี่ยวข้องหากการเปลี่ยนแปลงที่เสนอมีแนวโน้มจะเกิดขึ้น การพูดคุยเกี่ยวกับแนวคิดที่เกี่ยวข้องพร้อมๆ กันเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล เนื่องจากคุณกำลังพูดถึงหัวข้อนั้นๆ ด้วยวิธีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มกระบวนการคิดใหม่ทั้งหมดอีกครั้งเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่กระตุ้น (สิ่งสำคัญคือต้องเผยแพร่เนื้อหาที่เกี่ยวข้องโดยเร็วที่สุดเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง) 9. ทำกระบวนการสำหรับคำขอ ตกลง คุณพูดว่า ฉันสามารถพัฒนากระบวนการทั้งหมดที่ฉันต้องการได้ แต่จะไม่หยุดคำขอเฉพาะกิจและ อีเมลสุ่มขอบางอย่างจากทีมการตลาดเนื้อหา และพวกเขาขัดจังหวะหรือชะลอขั้นตอนการทำงานของเราตลอดเวลา คำตอบคือกระบวนการที่สำคัญ: การของาน Liam Clouds ผู้จัดการโครงการของ Mitrade กล่าวว่ากระบวนการของานที่มีโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพนั้นใช้แพลตฟอร์มเดียว (เช่น อีเมล แบบฟอร์มเว็บไซต์) ซึ่งเข้าถึงได้โดยสมาชิกทีมการตลาดเนื้อหาที่กำหนด จากนั้นผู้รับออกแบบคำขอทำงานจะรวบรวมคำขอเหล่านั้นไว้ในเอกสารส่วนกลาง บุคคลนี้ยังสามารถเป็นคนที่ตอบคำขอแต่ละรายการผ่านแพลตฟอร์มเดียวกันได้ หมายเหตุ: บุคคลนี้น่าจะไม่ใช่ผู้ตัดสินใจ พวกเขาจะประสานงานกระบวนการตรวจสอบและตอบกลับกับผู้ตัดสินใจที่กำหนด กระบวนการนี้มีประโยชน์กับสมาชิกทีมการตลาดเนื้อหาทั้งหมด หากมีคนขอให้พวกเขาสร้างบางสิ่งบางอย่าง พวกเขาสามารถอ้างอิงถึงกระบวนการขอได้ พวกเขาไม่จำเป็นต้องหยุดสิ่งที่พวกเขาทำเพื่อถามว่าควรทำหรือไม่ หรือแย่กว่านั้น ในการจัดการคำขอโดยไม่มีข้อมูลจากหัวหน้าทีมการตลาดเนื้อหา Erin Balsa หัวหน้าฝ่ายการตลาดเนื้อหาที่ The Predictive Index กล่าวว่าคุณควรก้าวไปอีกขั้น – ให้ความรู้ผู้ขอเกี่ยวกับกระบวนการ เธอแนะนำให้สร้างแผนผังกระบวนการขอลงในการนำเสนอกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ ควรตอบคำถามเช่น: ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรส่งคำขอเนื้อหาอย่างไร ใครเป็นผู้ดำเนินการวิเคราะห์ความต้องการเพื่อพิจารณาว่าเนื้อหานี้เหมาะสมที่จะสร้างหรือไม่ ต้องมอบหมายงานก่อนเผยแพร่กี่วัน? ฉันจะเพิ่มลงในรายการนี้: จะใช้เวลานานเท่าใดสำหรับผู้ขอจึงจะได้รับแจ้งการตัดสินใจ/ขั้นตอนถัดไป “เมื่อทุกคนชัดเจนในกระบวนการ มีการสื่อสารที่ผิดพลาดและความล่าช้าน้อยลง ที่สำคัญกว่านั้นคือช่วยให้คุณสร้างเนื้อหาที่เหมาะสม ในปริมาณที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม” Erin กล่าว เพิ่มเคล็ดลับ แนวโน้ม และบทเรียนของ CMI ให้กับขั้นตอนการทำงานประจำวันของคุณ สมัครรับจดหมายข่าววันธรรมดาฟรีทันที ภาพหน้าปกโดย Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute

Back to top button