Marketing & Digital marketing

วิธีสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียสำหรับพนักงาน

คุณสามารถบอกได้ว่ามีคนทำงานในโซเชียลมีเดียมานานแค่ไหนด้วยการถามถึงมารยาทที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของพวกเขา ทวีตผิดที่ถูกลบอย่างรวดเร็วตามที่ส่ง เวลาที่ Facebook ถ่ายทอดสดจากโทรศัพท์ในกระเป๋า อุบัติเหตุเกิดขึ้นได้แน่นอน แต่เมื่อโซเชียลมีเดียเข้าสู่ทศวรรษที่สองของการเป็นงานของใครบางคน อุบัติเหตุอาจกลายเป็นความผิดครั้งใหญ่ได้ แม้แต่ของที่ติดไฟได้ ไม่มีใครอยากตกงานเพราะโซเชียลมีเดีย ดังนั้น พนักงานและนายจ้างจึงต้องปรับตัวให้เข้ากับการใช้โซเชียลมีเดียในเวลาของบริษัทอย่างเหมาะสม ต้องกำหนดขอบเขตและผลที่ตามมาควบคู่ไปกับกฎเกณฑ์อื่นๆ ของบริษัท โดยปกติในคู่มือพนักงาน นโยบายโซเชียลมีเดียคืออะไร? นโยบายโซเชียลมีเดียทำหน้าที่ปกป้องพนักงานมากเท่ากับบริษัทที่พวกเขาทำงาน ให้แนวทางพนักงานสำหรับการใช้โซเชียลมีเดียส่วนบุคคลในลักษณะที่ไม่ชัดเจนและควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ แต่ยังปกป้องทั้งพนักงานและนายจ้าง ประวัตินโยบายโซเชียลมีเดีย ที่มาใน 2000 เป็น “นโยบายบล็อก” เป็นหลักเตือนเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานสามารถและไม่ควรบล็อกหรือโพสต์บนกระดานข้อความออนไลน์ สิ่งนี้พัฒนาอย่างรวดเร็วเป็นแนวทางสำหรับ “เนื้อหาออนไลน์” และกิจกรรมโซเชียลมีเดียโดยเฉพาะ นโยบายที่ง่ายและรวดเร็วของ Zappos “เป็นจริงและใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณ” อาจผ่านการทดสอบ HR sniff เมื่อสิบปีที่แล้ว แม้ว่าในปัจจุบันนี้ องค์กรที่มีพนักงานไม่กี่หรือหลายพันคนต้องกำหนดความคาดหวังว่าจะ “เป็นจริง” ได้อย่างไรในเครือข่ายโซเชียลต่างๆ และ “วิจารณญาณที่ดีที่สุด” มีความหมายต่อพวกเขาอย่างไร เมื่อ HR เป็นเจ้าของนโยบายพนักงานและคู่มือที่แนบมา ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจอาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านในด้านการสื่อสาร การตลาด หรือดิจิทัล เพื่อช่วยในการสร้างนโยบายพนักงาน เมื่อคุณเริ่มต้น ให้ค้นคว้าและอ่านนโยบายที่คล้ายกันสองสามข้อในอุตสาหกรรมของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่านโยบายเหล่านี้จัดการกับปัญหาความเป็นส่วนตัว ข้อมูลทางกฎหมาย และความรับผิดชอบส่วนบุคคลได้อย่างไร ใช้ตัวอย่างนโยบายโซเชียลมีเดียด้านล่างและดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีของเราเพื่อทำให้นโยบายพนักงานของคุณเป็นรูปเป็นร่าง อย่าลืมทบทวนนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณกับทนายความก่อนที่จะนำไปใช้อย่างเป็นทางการ สิ่งที่ควรเป็นในนโยบายโซเชียลมีเดีย ส่วนที่ 1: วัตถุประสงค์ เริ่มนโยบายโซเชียลมีเดียด้วยคำชี้แจงวัตถุประสงค์ว่าทำไมบริษัทจึงใช้โซเชียลมีเดียและวิธีที่บริษัทใช้โซเชียลมีเดียเป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ให้กระชับและใช้ได้กับผู้ที่จะอ่าน นี่เป็นตัวอย่างที่ดีจากมหาวิทยาลัยบราวน์ พวกเขาใช้ประโยคสามประโยคเพื่อสร้างกรอบคำนำของนโยบายโซเชียลมีเดียนี้: “โซเชียลมีเดียเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลัง บัญชีที่เกี่ยวข้องกับ Brown ทุกบัญชีมีบทบาทสำคัญ บูรณาการ และสนับสนุนในการบอกเล่าเรื่องราวของมหาวิทยาลัย สำนักงานสื่อสารมหาวิทยาลัยของ Brown ใช้โซเชียลมีเดียเพื่อมีส่วนร่วมกับผู้ชมทั่วโลก รวมถึงนักศึกษา คณาจารย์ เจ้าหน้าที่ ศิษย์เก่า ผู้ปกครอง สื่อภายนอก และสมาชิกในชุมชนในท้องถิ่นและปัจจุบันและอนาคต” ส่วนที่ 2: คำจำกัดความ ให้นิยาม “โซเชียลมีเดีย” ตามที่บริษัทเห็นว่าเป็น โดยทั่วไป โซเชียลมีเดียหมายถึงการสนทนาและเนื้อหาที่แชร์ระหว่างบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปผ่านทางอินเทอร์เน็ต รวมถึงบล็อก วิกิ กระดานข้อความ ฟอรัมออนไลน์ ห้องสนทนา และไซต์และแอปโซเชียลเน็ตเวิร์ก ระบุว่าใครในบริษัทสามารถเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับพนักงานที่มีคำถามเกี่ยวกับการใช้งานระดับมืออาชีพและส่วนตัว รวมถึงการพัฒนากลยุทธ์สำหรับบัญชีใหม่ ส่วนที่ 3: การสร้างแบรนด์ อธิบายวิธีการใช้ทรัพย์สินของแบรนด์ (หรือไม่) ในโซเชียลมีเดีย พิจารณาว่ามาตรฐานแบรนด์ที่มีอยู่สำหรับการใช้โลโก้และสีสามารถขยายเพื่อใช้งานบนโซเชียลมีเดียได้อย่างไร บริษัทจะจัดหาโลโก้และเนื้อหาการสร้างแบรนด์เวอร์ชันที่เข้ากันได้เพื่อให้พอดีกับโปรไฟล์โซเชียลมีเดียหรือไม่ มีแบบแผนการตั้งชื่อสำหรับบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบริษัท สำหรับแผนก ผลิตภัณฑ์/บริการ หรือบุคคลหรือไม่? นี่คือวิธีที่ Tufts University จัดการกับสิ่งนี้: การใช้ชื่อ Tufts “นอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในแนวทางการใช้ชื่อและเครื่องหมายของ Tufts แล้ว ยังมีความท้าทายเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการใช้ชื่อ Tufts ในโซเชียลมีเดีย เช่น ความจำเป็นที่อาจเกิดขึ้นในการย่อชื่อโปรแกรมหรือเอนทิตีสำหรับบัญชี Twitter ไม่อนุญาตให้ใช้ตราประทับ Tufts หรือเครื่องหมายคำเป็นรูปโปรไฟล์บน Facebook, Twitter หรือบัญชีโซเชียลมีเดียอื่น ๆ ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อตั้งชื่อบัญชีโซเชียลมีเดียของคุณ โดยคำนึงถึงจำนวนอักขระสูงสุด หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อที่อาจไม่เป็นที่รู้จักในระดับสากล” ส่วนที่ 4: แยกแยะวิธีการใช้โซเชียลมีเดีย เมื่อพนักงานโพสต์บนบัญชีโซเชียลมีเดียส่วนตัว พวกเขากำลังทำเช่นนั้นในฐานะบุคคลและไม่จำเป็นต้องเป็นพนักงาน นายจ้างต้องเคารพในสิ่งนี้และสามารถสนับสนุนให้พนักงานนำเสนอรูปแบบที่ดีที่สุดของตนเองทางออนไลน์ พนักงานยังเป็นผู้สนับสนุนและผู้มีอิทธิพลบรรทัดแรกของบริษัทอีกด้วย ในกรณีส่วนใหญ่ พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีแบรนด์เพื่อขยายเนื้อหาจากบริษัท อันที่จริง โครงการสนับสนุนพนักงานได้รับการออกแบบมาเพื่อส่งเสริมให้พนักงานขยายเนื้อหาไปยังเครือข่ายส่วนบุคคลของตน ซึ่งจะทำให้บริษัทและพนักงานได้รับความเสี่ยงเพิ่มเติมที่ควรระบุและอธิบายไว้ในนโยบาย พนักงานที่มีส่วนร่วมในบัญชีบริษัทที่มีแบรนด์ควรมีแนวทางชุดอื่นที่เชื่อมโยงกับความรับผิดชอบในงานของตนอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น ส่วนที่ 5: ห้ามทำหน้าที่เป็นโฆษก พนักงานส่วนบุคคลไม่พูดแทนบริษัทในบัญชีโซเชียลมีเดียส่วนตัว นี่เป็นตัวอย่างที่ดีจาก Wal-Mart: “จำไว้ว่าเรามีทีมงานที่ทุ่มเทในการตอบคำถามหรือคำวิจารณ์ของลูกค้า ทีมโซเชียลอย่างเป็นทางการของ Walmart มีหน้าที่รับผิดชอบในการดึงดูดลูกค้าผ่านเพจของเรา เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน เราขอให้คุณอย่าพยายามตอบคำถามของลูกค้าหรือความคิดเห็นที่ส่งถึงบริษัทโดยเฉพาะ หรือขอคำตอบของบริษัทอย่างเป็นทางการบนเว็บไซต์นี้” ส่วนที่ 6: เป็นเจ้าของความคิดเห็นของคุณ พนักงานมีความรับผิดชอบ แต่เพียงผู้เดียวสำหรับสิ่งที่โพสต์ในบัญชีโซเชียลมีเดียและโปรไฟล์ของพวกเขา การสื่อสารทางโซเชียลมีเดียเป็นบันทึกสาธารณะและสามารถค้นพบและแบ่งปันได้ ในตัวอย่างนี้จาก Adidas พวกเขาเน้นว่า “อินเทอร์เน็ตไม่เคยลืม” “คุณต้องรับผิดชอบต่อเนื้อหาที่คุณเผยแพร่บนบล็อก วิกิ หรือสื่อรูปแบบอื่นๆ ที่ผู้ใช้สร้างขึ้น โปรดจำไว้ว่าอินเทอร์เน็ตไม่เคยลืม ซึ่งหมายความว่าทุกสิ่งที่คุณเผยแพร่จะปรากฏต่อโลกเป็นเวลานานมาก สามัญสำนึกเป็นปัจจัยใหญ่ที่นี่ หากคุณกำลังจะเผยแพร่บางสิ่งที่ทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจแม้แต่น้อย ให้ตรวจสอบ” ส่วนที่ 7: การเปิดเผย เปิดเผยงานและนายจ้างของคุณเมื่อเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้อง เช่น การแชร์ลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของบริษัทหรือการสนทนาออนไลน์เกี่ยวกับบริษัท มาดูตัวอย่างนโยบายโซเชียลมีเดียจากทัฟส์กันอีกครั้ง: “เพื่อความโปร่งใส พนักงานที่ใช้ช่องทางโซเชียลมีเดียเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับงานหรือเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทัฟส์จะถูกขอให้เปิดเผยความเกี่ยวข้องกับทัฟส์ พนักงานอาจพิจารณาเพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบในบัญชีโซเชียลมีเดียโดยระบุว่าเป็นความคิดของตนเอง ตัวอย่างเช่น บน Twitter ผู้ใช้สามารถใช้ช่อง “Bio” เพื่อสังเกตว่าความคิดเห็นและความคิดที่แสดงออกมานั้นเป็นของตนเอง และไม่สะท้อนมุมมองของ Tufts” ตอนที่ 8: ดูคำพูด ละเว้นจากภาษาหยาบคายและลามกอนาจารเกี่ยวกับบริษัทและเพื่อนร่วมงาน นี่คือวิธีที่คณะกรรมการแรงงานสัมพันธ์แห่งชาติจัดการเรื่องนี้: “กิจกรรมดังกล่าวไม่ได้รับการคุ้มครองหากคุณพูดเกี่ยวกับนายจ้างของคุณที่เป็นการล่วงละเมิดอย่างร้ายแรงหรือรู้เท่าทันและเป็นเท็จ หรือหากคุณดูหมิ่นผลิตภัณฑ์หรือบริการของนายจ้างในที่สาธารณะโดยไม่เกี่ยวข้องกับการร้องเรียนของคุณต่อแรงงานใดๆ ความขัดแย้ง” ส่วนที่ 9: การรักษาความลับและความเป็นส่วนตัว โดยทั่วไปแล้ว พนักงานมักจะเก็บข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับบริษัทและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นส่วนตัว แต่อาจไม่ทราบว่าข้อมูลใดที่มีผลบังคับใช้กับกฎนี้ การระบุประเภทของข้อมูลที่เป็นความลับและข้อมูลส่วนตัวล่วงหน้าเกี่ยวกับบริษัทที่ไม่ควรแชร์ทางออนไลน์จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง นี่คือวิธีที่แนวทางการประมวลผลทางสังคมของ IBM จัดการกับการรักษาความลับและความเป็นส่วนตัว: “5. เคารพกฎหมายลิขสิทธิ์ การใช้งานโดยชอบธรรม และการเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน 6. อย่าให้ข้อมูลที่เป็นความลับของ IBM หรือของลูกค้า คู่ค้าหรือซัพพลายเออร์หรือข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์อื่น ๆ และอย่าหารือเกี่ยวกับผลการดำเนินธุรกิจของ IBM หรือเรื่องละเอียดอ่อนอื่น ๆ เกี่ยวกับผลลัพธ์ทางธุรกิจหรือแผนงานต่อสาธารณะ 7. ห้ามอ้างอิงหรืออ้างอิงลูกค้า คู่ค้า หรือซัพพลายเออร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยไม่ได้รับอนุญาต เมื่อคุณทำการอ้างอิง ให้ลิงก์กลับไปยังแหล่งที่มาและอย่าเผยแพร่เนื้อหาที่อาจอนุญาตให้มีการอนุมาน ซึ่งอาจทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้ากับ IBM เสียหายได้” ส่วนหนึ่ง 10: ลิขสิทธิ์ ขอให้พนักงานเคารพกฎหมายลิขสิทธิ์และระบุแหล่งที่มาที่เหมาะสมเมื่อจำเป็น ส่วนหนึ่ง 11: ผลที่ตามมา ระบุผลที่ตามมาของการไม่ปฏิบัติตามนโยบาย รวมถึงการเลิกจ้าง รับทราบ คณะกรรมการแรงงานสัมพันธ์แห่งชาติได้วินิจฉัยว่าการใช้โซเชียลมีเดียสามารถเป็นกิจกรรมรูปแบบหนึ่งที่ “ได้รับการคุ้มครองร่วมกัน” แม้ว่าจะไม่ได้ขึ้นอยู่กับการโพสต์หรือวิดีโอในโซเชียลมีเดียก็ตาม “การโพสต์ที่ไม่เหมาะสมที่อาจรวมถึงความคิดเห็นที่เลือกปฏิบัติ การล่วงละเมิดและการคุกคามของความรุนแรงหรือการกระทำที่ไม่เหมาะสมหรือผิดกฎหมายที่คล้ายคลึงกันจะไม่ได้รับการยอมรับและอาจทำให้คุณถูกลงโทษทางวินัยจนถึงและรวมถึงการบอกเลิก” ความถูกต้องตามกฎหมายของนโยบายพนักงาน ไม่มีการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียสองฉบับที่เท่าเทียมกัน มีขอบเขตทางกฎหมายว่าสามารถจำกัดขอบเขตได้เพียงใด บางองค์กรให้ความสำคัญกับสิ่งที่ไม่ควรทำ ในขณะที่องค์กรอื่นๆ มีประโยชน์ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติในลักษณะที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงวิธีการใช้โซเชียลมีเดียทั้งแบบส่วนตัวและแบบมืออาชีพได้ดียิ่งขึ้น นโยบายพนักงานต้องได้รับการทบทวนโดยคณะกรรมการแรงงานสัมพันธ์แห่งชาติ (NLRB) ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา 10 NLRB ได้ตัดสินใจและออกคำแนะนำเกี่ยวกับกฎคู่มือพนักงานที่เฉพาะเจาะจง เมื่อเร็ว ๆ นี้ มีการออกคำตัดสินเพื่อตอบสนองต่อบริษัท The Boeing ซึ่งกำหนดกฎเกณฑ์บางอย่างใหม่ว่าชอบด้วยกฎหมายและไม่ชอบด้วยกฎหมายโดยสันนิษฐาน กฎแบบครอบคลุม หรือกฎที่ครอบคลุมทั้งหมดสำหรับพนักงานโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์เฉพาะ เป็นกฎที่ NLRB ถือว่าส่วนใหญ่ไม่ชอบด้วยกฎหมาย เมื่อเขียนนโยบายคู่มือพนักงาน พึงระวังที่จะหลีกเลี่ยงสิ่งต่อไปนี้: กฎแบบครอบคลุมที่ห้ามมิให้พนักงานดูหมิ่นหรือกล่าวร้ายเกี่ยวกับบริษัท กฎเกณฑ์ที่ห้ามมิให้พนักงานวิพากษ์วิจารณ์นายจ้าง กฎทั่วไปที่ห้ามมิให้พนักงานสร้างข้อความที่เป็นเท็จหรือไม่ถูกต้อง กฎเกณฑ์ที่ครอบคลุมว่าค่าจ้าง ผลประโยชน์ หรือสภาพการทำงานเป็นความลับหรือป้องกันไม่ให้พนักงานพูดคุยกัน และกฎแบบครอบคลุมที่ห้ามมิให้พนักงานเข้าร่วมกับภายนอกองค์กร ตั้งการเตือนประจำปีเพื่อทบทวนและอัปเดตนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณ นโยบายควรเป็นเอกสารที่มีชีวิตเพื่อสะท้อนให้เห็นว่าบรรทัดฐานของพฤติกรรมและกิจกรรมออนไลน์เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วเพียงใด รับเทมเพลตนโยบายโซเชียลมีเดียฟรีทันที เพื่อเริ่มต้นการรีเฟรชนโยบายโซเชียลมีเดียของพนักงาน ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีของเราตอนนี้ (ทั้งเวอร์ชัน PDF และ Word)

  • บ้าน
  • Marketing & Digital marketing
  • วิถีชีวิต (lifestyle)
  • เครื่องใช้ในครัวเรือน (Appliances)
  • เฟอร์นิเจอร์ภายในบ้าน (Home furniture)
  • Back to top button